Je bent de vrijwilligerscoördinator van Podium Hoge Woerd en Theater Kikker. Wat doe je zoal op een werkdag?
Erien: “Ik ben voornamelijk bezig met het rooster voor beide theaters. Dat begint met het overzicht uit Yesplan (ons planningsprogramma) halen, van alle voorstellingen en verhuringen per theater. Vaak overleg ik met de programmeurs en sluit aan bij een productievergadering. Zo kan ik de uitzonderingen eruit halen en ben ik helemaal op de hoogte. Pas dan gaat het rooster naar de voorstellingsleiders en vrijwilligers. Op basis van hun beschikbaarheid vul ik dan het rooster in en dat gaat vervolgens weer in Yesplan. Dan is het cirkeltje rond en is er tijdens de voorstellingen voldoende personeel aanwezig.
Daarnaast zorg ik er voor dat er vrijwilligersploegen op sterkte blijven zodat we maximale service kunnen verlenen bij voorstellingen. En ben ik het vaste aanspreekpunt voor de vrijwilligers, zij kunnen altijd bij mij terecht met vragen en/of opmerkingen. Regelmatig hebben vrijwilligers suggesties over hoe iets anders zou kunnen. Dat wordt zeer gewaardeerd.”
Welke taken zijn er voor vrijwilligers bij Podium Hoge Woerd?
“Mijn droom is eigenlijk dat elke vrijwilliger alles kan. Maar als je het over taken hebt, dan heb je taken van de kassavrijwilliger en de publieksbegeleider.
De kassavrijwilliger zorgt ervoor dat elke bezoeker een kaartje heeft voordat de zaaldeur open gaat. Veel bezoekers kopen online kaartjes en hebben ze op hun telefoon staan of printen ze thuis uit. Maar bezoekers die problemen hebben met de tickets of een lege telefoon, kunnen bij de kassamedewerker terecht voor een geprint ticket. En als je spontaan een kaartje wilt kopen vlak voor de voorstelling, kan dat ook bij de kassabalie.
De publieksbegeleiders zorgen ervoor dat de ruimte waar onze bezoekers komen er gastvrij uit ziet. Ze verwelkomen de bezoekers bij de ingang en scannen de tickets bij de zaalingangen. Ook begeleiden ze bezoekers die tijdens de voorstelling even de zaal willen verlaten. Na afloop zorgen ze ook weer voor een opgeruimde tribune.”
Soms krijgen we de vraag waarom we vrijwilligers in ons team hebben en niet allemaal betaalde functies. Hoe kijk jij daar tegenaan?
“Ik hoor vaak dat mensen liever vrijwilliger willen worden bij een organisatie met een maatschappelijke functie en daar vinden ze cultuur dan niet bij horen. Ik begrijp de vraag wel, maar mensen realiseren zich vaak niet dat een theater ook een maatschappelijke functie heeft en daarom gesubsidieerd wordt. En even heel kort door de bocht: hoe meer je met vrijwilligers kan werken, hoe minder subsidie er nodig is.
Ik vind zelf de dynamiek van een vrijwilligersploeg ook anders dan bij betaalde krachten. Vrijwilligers kiezen vaak bewust voor dit vrijwilligerswerk en doen het werk heel erg vanuit hun hart. Vrijwilligerswerk werkt ook altijd twee kanten op: de vrijwilliger moet zich thuis voelen bij de organisatie en aansluiten bij de organisatie. Het voordeel is ook dat je als vrijwilliger makkelijker kan stoppen als het werk niet aansluit bij je verwachtingen of mogelijkheden. Ik ben zelf bijvoorbeeld ook wel eens ergens weg gegaan omdat het vrijwilligerswerk toch niet aansloot bij mij. Bij de meeste van die organisaties ben ik nu een soort ad-hoc vrijwilliger omdat ik natuurlijk wel achter de doelstellingen van betreffende organisaties sta.”
Wat doe je zelf als vrijwilligerswerk?
“Nu even niets vast, maar bij een aantal plekken ben ik ad hoc inzetbaar. Bijvoorbeeld bij Resto VanHarte, bij dierenweide de Kraal voer ik de beesten en bij Ridderhofstad Hindersteyn werk ik soms in de groentetuin.”
Met alle vrijwilligers is er een kick-off voor het nieuwe theaterseizoen. Wat staat er op het programma?
“We gaan samen door het theaterprogramma van de komende twee maanden om te kijken of er nog bijzonderheden zijn. We maken een veiligheidsrondje om te kijken waar de EHBO kisten en de AED liggen en wat de vluchtroutes bij calamiteiten zijn. En we stellen ook de nieuwe medewerkers en vrijwilligers voor. Ook kijken we opnieuw naar de werkwijze van alle medewerkers en vrijwilligers, om alles weer aan te scherpen. Na de coronaperiode, waarin steeds heel veel ad hoc veranderde, gaan we weer terug naar het oude normaal.”
Wat zijn de grootste veranderingen voor vrijwilligers dit seizoen denk je?
“Eigenlijk bijna niets. De laatste paar maanden voor de zomer hebben we gelukkig weer een beetje via het oude stramien kunnen werken. Maar het is natuurlijk wel altijd fijn om de puntjes op de i te zetten, zodat iedereen het weer weet.”
Wat kan je doen als je zelf vrijwilliger wilt worden?
“Dan kan je contact met mij opnemen: Erien Groot – erien.groot@podiumhogewoerd.nl. Er staat nu ook een vacature op de website. Dat geldt voor de kassavrijwilligers van Theater Kikker ook, maar voor de barvrijwilligers daar kan je contact opnemen met Mark Bergwerff - mark.bergwerff@theaterkikker.nl.”
